必要な書類が見つからないなど、書類管理に頭を悩ませていませんか？書類整理のコツさえ掴めば、管理はとても楽になります。本記事では、オフィスの書類をスムーズに整理・保管するコツと、定期的な整理を行ううえでのポイントをまとめました。書類に振り回されず、管理する書類の量をコントロールできる整理方法を紹介します

■【3ステップ】オフィスにおける基本の書類整理方法

オフィスで起こりがちなトラブルとして、書類の紛失が挙げられます。重要書類が紛失すると、探すのにムダな手間と時間がかかるうえに、情報漏えいにも発展しかねません。顧客情報や自社のノウハウなど重要な情報の流出は、企業としての信頼を失うリスクがあるため、未然の防止が重要です。

オフィスで扱う書類の量が多く管理が煩雑なら、以下の手順で整理を進めましょう。そのうえで、不要な書類の処分や電子化に取り組めば書類の紛失を防ぎ、管理の効率化も実現できます。

●1. 書類をすべて取り出す

書類の量が多すぎると管理が煩雑になり、オフィススペースも圧迫しかねません。このような状況を回避するには、オフィス内にある書類の総量を減らすことが大切です。そのためには、現状でどれくらいの書類を扱っているのか把握しなくてはなりません。

まずは、オフィス内に存在する書類をすべて取り出してみましょう。デスクの引き出しや棚などからすべての書類を取り出し、どのような書類がどの程度の量存在するのかを把握することが最初のプロセスです。

このプロセスを怠ると、「あとから不要な書類が出てきた」といった事態にもなりかねないため、徹底的に取り組みましょう。オフィス内の書類をすべて取り出すことで、各書類の保管場所を正確に把握できるだけでなく、書類が必要か不要かを判断しやすくなるメリットがあります。

●2. 内容ごとに分類する

取り出した書類を、「短期的な保存が必要な書類」「長期的な保存が必要な書類」「データ化が可能な書類」「不要な書類」に分類します。

短期的な保存が必要な書類の例
・個々の従業員が業務で作成したメモ
・試し刷りした書類
・保管期間が法律で定められている書類

長期的な保存が必要な書類の例
・株主総会議事録
・取締役会議事録
・定款
・株主名簿
・重要な権利および財産の得喪等に関連する書類

データ化が可能な書類の例
・プロジェクト関連の資料
・新聞記事の切り抜き
・契約書
・カタログやパンフレット
・マニュアル
・顧客情報

不要な書類の例
・古くなったカタログやパンフレット
・以前出稿した広告
・設備機器の取扱説明書（Webで確認できる場合）

●3. 不要な書類を処分する

不要な書類は、シュレッダーなどで処分しましょう。とくに、機密情報が記載された書類はシュレッダーなどで処分しないと、情報漏えいのリスクを招きます。

不要であるもののデータとして残しておきたい書類があるのなら、電子化を検討してみましょう。書類の電子化は紛失リスクを軽減できるだけでなく、必要なときすぐにデータを取り出せるメリットがあります。また、保管コストや物理的なスペースを削減できるのも魅力です。

■書類整理をスムーズにする収納・片付けのコツ

書類を整理し、保管すべき書類を洗いだせたら、収納のステップへと進みましょう。書類は色で分類する、共有の指定席を設ける、仕掛かりボックスを作る、縦置きで保管する、個人の書類は置ける上限を設ける、の5点を意識することがコツです。

●書類は"色"で分類する

書類整理の大きな課題として、何がどこにあるのかわからず、探し出すのに時間がかかるという点が挙げられます。実践しやすい整理法として、色分け整理法があります。この方法では書類のジャンルごとに色を指定し、その色のファイルに書類を整理・保管することで、一目で内容が判断できるようになります。書類の分類は業務内容により異なりますが、例えば緊急性の高い書類（赤）/緊急性が低い書類（青）/処理済み（緑）などのように指定します。まずは既存の書類を取り出して整理し、不要なものは処分したうえでルールに基づき書類を振り分け、指定色のファイルで管理します。色分けにより書類内容を見ずともファイルで判断できるようになるので、作業効率アップにつながります。

●共有の"指定席"を用意する

個人デスクでは保管できる書類の量が限られます。あらかじめ共有管理する書類の内容を取り決め、指定の場所に保管するようルールを設定しましょう。共有管理書類にも色分け整理などを適用すれば検索が容易になり、書類を探す無駄な時間を大幅に短縮できます。また、情報共有や業務の引き継ぎにも役立ちます。

●"仕掛かりボックス"を作る

従業員が書類を溜め込んでしまう場合、「仕掛かりボックス」を用いた整理方法がおすすめです。この方法では、近日中に処理が必要な書類や参考資料は、縦置きできる「仕掛かりボックス」に入れて管理します。ポイントは、ボックス内部に仕切りを設け、処理済み書類は区別することです。これにより週に1回など定期的にボックスの見直しをする際に、未処理の書類を重点的に整理することが可能になります。未処理のものは廃棄するかデータ保存してボックス内から除外し、書類が溜まるのを防ぎます。

●平置きは避け"縦置き"で保管する

書類はできるだけ平置きではなく縦置きで管理するようにしましょう。平置きはスペースをとるうえ、書類が取り出しにくい欠点があります。書類は立てて管理をルールとして、書類を埋もれさせないように工夫しましょう。書類を埋もれさせず、すぐにチェックできる状態にしておくことで、不要な書類の溜め込みを自然に防げるようになります。

●個人の書類は"置ける上限"を決める

書類整理のコツは、保管する書類量をコントロールすることです。従業員一人ひとりが書類保管に利用できるスペースを事前に定め、書類を溜め込まないことを意識させ、定期的に整理を行うようにルール化しましょう。手元で管理すべき書類・データ化して処分する書類を分類して管理することが習慣化すれば、書類整理への共通認識が醸成されます。

■書類整理が自然とはかどるオフィス作りのアイデア

オフィス全体で書類整理をしやすい環境作りを行うことも有効です。ここからは、直接的な書類の整理術以外に、オフィス全体での仕組み作りやレイアウトの工夫に関するアイデアについて解説します。

●クリアデスクを徹底する

書類整理がはかどるアイデアのひとつとして、クリアデスクの徹底が挙げられます。クリアデスクとは、従業員が離席する際、机の上に広げている書類やUSBメモリ、PCなどを片付け、何もない状態にすることです。

クリアデスクの取り組みを徹底させることで、従業員は整理整頓が習慣づけられます。不要な書類を溜め込まず、不要ならすぐに処分することが習慣づけられ、結果的に書類の総量を減らせます。

クリアデスクの徹底は書類整理がはかどるだけでなく、重大なセキュリティ事故の回避につながる点もメリットです。重要な情報を記載した書類や記録メディアを机上に残したまま離席しないため、情報漏えいのリスクを軽減できます。

関連記事：▼クリアデスクとは？今すぐできる、オフィスの情報セキュリティ対策

●書類整理に使えるアイテムを共有する

書類整理は、オフィス全体で共有することで作業効率が高まります。例えば、部署ごとに色分けファイルや仕掛かりボックスを収納できる共有キャビネット（サプライドッグ）を設け、従業員が自由に利用できる環境を整えます。必要時に書類を移動できるのでデスクが広く使え、離席時はサプライドッグへ戻せばクリアデスクが実現します。また部署で書類の色分けを統一すれば、情報共有が容易になります。

●デッドスペースを書類の収納場所に活かす

スペースが狭く収納が足りないオフィスでは、書類管理が思うよう行えないこともあります。その場合は、デッドスペースを活用しましょう。オフィスの廊下や柱周り、窓下、個人デスク下などのデッドスペースに、薄型のキャビネットを置いて保管場所を確保します。パーテーション代わりにキャビネットを設置する方法も効果的です。

■オフィスの書類整理に使える！おすすめ収納家具15選

オフィスの書類整理を効率的に行うには、収納家具の導入がおすすめです。ここでは、オフィスにおすすめの収納家具を用途別に15個厳選して紹介します。

●デスク周りの収納力を上げる！オフィス家具4選

デスクにデフォルトで設けられている引き出しだけでは、十分な収納力を有しているとは言えません。デスク周りの収納力を高めることで、限りあるスペースを有効活用しながらより多くの書類管理が可能です。

PREDONA（プレドナ） サイドキャビネット3段

Y2K AKIRA 机下棚

ジャーナルスタンダードファニチャー メッシュワゴン

オカムラ ジャスタス収納 デスクエンド両開き

●狭いオフィスにも！コンパクトで大容量な収納家具5選

狭いオフィスを圧迫せず、なおかつ収納力を高められるコンパクトで大容量な収納家具を5つピックアップしました。

オカムラ ジャスタス収納

オカムラのジャスタス収納は、幅750mmのスリムなデザインにもかかわらず、収納力に優れていることが特徴です。場所をとらないためコンパクトオフィスにも対応可能です。扉は引違いタイプと両開きタイプがあるため、設置するスペースに合わせて選べます。

■本体価格（2024年9月時点）
引違いタイプ：￥57,500（税込）
両開きタイプ：￥59,900（税込）
※製品本体の価格です。カラー・オプションの有無などによって、価格は変動します。

オカムラ ジャスタス収納 クリスタルキャビネット

オカムラ スチール収納VILLAGE

共有の書類保管庫やサプライドッグに最適なスチール収納です。同シリーズの複数の書庫を自由に組み合わせ、スペースに応じたレイアウトが可能です。奥行は400mmと450mmの2種類があるので、組み合わせる際は注意が必要です。

■本体価格（2024年9月時点）
奥行400mm：￥37,500～￥62,100（税込）
奥行450mm：￥58,400～￥107,000（税込）
※製品本体の価格です。カラー・オプションの有無などによって、価格は変動します。

PREDONA（プレドナ） スチールシェルフ

スマイル スチールストレージ 引違い

●フリーアドレスに！個人の収納を増やせるオフィス家具3選

フリーアドレスを導入した際、従業員の書類保管場所として活用可能なオフィス家具を3つピックアップしました。

PREDONA（プレドナ）スチール パーソナルロッカー

エムテックス ジョイントスチール薄型組立式ロッカー

スマイル PCロッカー

●まとめて収納！書類を整理整頓できるアイテム3選

書類の整理整頓に役立つ、収納力に優れたアイテムを3つピックアップしました。

SANKA ファイルスタンド

アイリスオーヤマ ファイルコンテナ

アイリスオーヤマ 引き出し式収納

■おわりに

オフィスの書類整理は、業務効率化の第一歩です。書類整理しやすい環境を構築することにより、整理が苦手な従業員でも習慣化することが可能になります。便利な収納グッズを利用して、ストレスのない書類整理を目指しましょう。アスクルではまとめ買いの相談にも対応しています。大量注文の納期調整も可能なので、オフィス用品を購入する際はご利用ください。

アスクルオフィスづくりサービス「家具まとめ買いご相談」

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編集・文・画像：アスクル「みんなの仕事場」運営事務局　
制作日：2024年10月1日